Полный разбор модулей системы Hurma

Автоматизация HR-процессов – очень насущный вопрос, требующий пристального внимания HR-менеджера. Важно понимать, насколько сложна и объемна ежедневная работа HR-а. Она включает массу задач: от планирования встреч и собеседований, до проведения eNPS, повышения лояльности сотрудников, создания внешнего и внутреннего HR-бренда компании. Все эти трудоемкие процессы нельзя перенести, сократить или убрать. 

С ростом компании увеличивается количество задач HR-специалиста, и даже расширение отдела HR редко помогает. Если вы не хотите бесконечно растягивать свой рабочий день, единственный выход из ситуации – автоматизация HR-процессов. Многие используют Google-таблицы и считают, что уже автоматизировались, но это мало чем отличается от тех же таблиц на бумаге, поэтому давайте сегодня познакомимся с международной HRIS/HRM системой – Hurma.

Hurma System – передовая система, которая ледоколом прошибает все айсберги на пути облегчения работы HR-менеджера. Система создавалась компанией IT Svit для себя, и только после появления спроса извне, стало ясно, что нужно расширять и распространять продукт, который может помочь и владельцу компании, и HR-специалисту, и каждому сотруднику. Так появилась Hurma System – самый лучший помощник HR-специалиста.

Безопасность данных

Важно понимать, что систему создали в компании, которая вот уже 14+ лет на IT-рынке и имеет высокую экспертизу в облачных технологиях и DevOps. Здесь знают не только о том, как сделать дружелюбный интерфейс, но и о безопасности данных каждого пользователя. Система работает через модель SaaS – Software-as-a-Service. Это позволяет максимально сократить время внедрения системы. Вам нужен только браузер и ключи для входа. При этом, за кажущейся простотой скрывается многолетний опыт и работа высококвалифицированных специалистов.

В SaaS существует два подхода:

• Multi Tenant, когда все данные всех компаний хранятся в общей базе и, в случае взлома одной компании, злоумышленники получают доступ и ко всем остальным;
• Single Tenant, когда для каждой компании создается своя защищенная база данных при помощи облачных технологий и контейнеризации.

Второй путь сложнее и дороже, но результат превосходит все ожидания. Помимо высокого уровня безопасности, возрастает производительность системы, так как загруженность одной компании не влияет на другую (в Multi Tenant влияет).

Теперь, когда вы убедились в том, автоматизироваться с Hurma System – безопасно, давайте познакомимся с системой поближе и рассмотрим ее основные модули и функции.

All-in-one подход

Вы могли встречать зарубежные аналоги HRIS/HRM систем, где вам предлагают покупать каждый модуль отдельно, собирая себе конструктор из системы. Hurma – это решение all-in-one, то есть все модули, техподдержку, чат-бота и будущие обновления вы получаете сразу. Не нужно выбирать, что нужнее, покупать отдельно систему для HR и отдельно для рекрутинга, вы получаете все сразу, практически мгновенно.

Опрос настроения

На приветственном экране вас встречает опрос настроения – здесь каждый сотрудник может указать свое текущее настроение и добавить комментарий. Это очень удобно, как в большой, так и в маленькой компании. Не каждый сотрудник готов искать HR-менеджера, чтобы сказать, что у него неудобное кресло, на котором некомфортно работать, например. Некоторые просто смущаются, а в письменной форме всегда легче указать какие-то недочеты и помехи в работе. Некоторые сотрудники любят через мониторинг настроения выражать свою благодарность HR-отделу или хвалить компанию за какие-то новые “плюшки”. Еще мы знаем случаи, когда сотрудники креативили и писали в комментариях стихи.

Обзор

После опросника настроения вы видите раздел “Обзор”, где указана общая информация о компании, количество текущих запросов от сотрудников, общее количество сотрудников в офисе, дни рождения сотрудников и их детей (это удобно, если вы поддерживаете семейные ценности и любите поздравлять коллег), а также все митинги.

Сотрудник, в свою очередь, видит этот раздел немного иначе. Вы сами настраиваете, какую информацию может видеть сотрудник. Например, можно отобразить количество доступных ему отсутствий, информацию о компании, ближайшие дни рождения коллег и так далее.

Календарь

Следующий раздел системы называется “Календарь”, и в нем можно увидеть сводки о всех событиях в компании (выход нового сотрудника, дни рождения, митинги, внутренние корпоративные события и прочее).

На вкладке “Расписание” вы можете увидеть все текущие отсутствия и запросы по каждому сотруднику. И сами запросы, и их отображение оформлены в удобный визуальный интерфейс, который будет понятен даже человеку, видящему систему впервые.

Вакансии

Переходим к рекрутинговым функциям. Модуль “Вакансии” позволяет создавать и редактировать вакансии компании. Здесь же вы можете сделать вакансию публичной, чтобы ее видели все сотрудники и могли порекомендовать ее своим друзьям и знакомым.

Hurma System позволяет в пару кликов разместить вакансию на таких популярных сайтах для поиска работы, как:

• work.ua;
• rabota.ua;
• inco.works;
• dou.ua;
• djinni.co;
• hh.ua.

Учитывая, сколько времени рекрутеры и HR-специалисты тратят на заполнение вакансий и размещение их на всех работных сайтах, такая интеграция существенно экономит время.

Кандидаты

В этом разделе вы можете посмотреть всех существующих кандидатов, создать новых, отфильтровать и отсортировать список отображения по разным параметрам. Здесь же можно посмотреть, за каким рекрутером закреплен кандидат. Рекрутер, в свою очередь, может управлять статусом кандидатов, назначать им события (созвон, тестовое задание, встречу, оффер) и так далее.

Кстати, после успешного прохождения собеседования и оффера, вы легко можете перенести специалиста из категории “Кандидаты” в категорию “Сотрудники”, то есть создавать нового сотрудника с нуля не понадобится.

Сотрудники

Здесь отображены все сотрудники компании с их должностями и контактами. Этот раздел удобен не только для HR-менеджера, но и для каждого сотрудника в компании. Например, новичку удастся освоиться куда быстрее, если ему предоставить базу всех сотрудников с должностями, фотографиями и контактами. Так, новый человек в компании будет знать, к кому обратиться в случае чего.

Для этого раздела тоже есть удобная сортировка и фильтрация, позволяющие отобразить список так, как вам необходимо.

Дерево

В этом разделе можно увидеть все команды в компании, посмотреть состав каждой, увидеть тимлида, менеджера и HR-а, закрепленного за командой.

Дерево – удобный инструмент для структуризации компании. Команды можно создавать как вам удобно, например, по отделам или по проектам.

OKR

OKR или Objectives and Key Results – методология планирования, в которой все цели сотрудников и компании открыты. Такой подход позволяет каждому члену команды видеть как его личные достижения влияют на общие цели компании.

Цели может ставить администратор системы, тимлид и каждый сотрудник. Процент достижения общей цели формулируется через достижение подцелей и целей каждого члена команды. Таким образом можно увидеть, куда движется компания, каждая команда и каждый сотрудник, в частности.

Отпуск и Запросы

В этом разделе, как вы догадались из названия, отображены все запросы сотрудников по поводу отсутствий и отпусков. Сотрудник может сделать запрос на такие виды отсутствий и действий:

• работа из дома;
• больничный;
• командировка;
• отпуск;
• отсутствие за свой счет;
• переработка;
• перенос рабочего дня на выходной;
• ночная смена.

HR-менеджер, в свою очередь, видит, кто сделал какой запрос и может одобрить, отклонить или предложить перенести. Например, если два ключевых сотрудника в команде хотят пойти в отпуск в одни и те же даты, вы сможете это заранее увидеть и предложить другие варианты.

Для утверждения того или иного запроса можно ставить несколько ответственных (например, HR, руководитель и тимлид), чтобы каждый мог получить уведомление о запросе и вынести свое решение.

События

На вкладке “События” отображаются все текущие и будущие события компании. Это могут быть корпоративы, информация о выходе нового сотрудника, праздниках и других необходимых мероприятиях.

После того, как вы опубликуете событие, все сотрудники получат уведомление о нем на корпоративную почту или в мессенджер через чат-бота. Еще “События” позволяют создавать цепочки митингов и других встреч, реализуя таким образом менторство и онбординг. 

Статистика

Переходим к одному из самых интересных разделов. Здесь вы можете посмотреть статистику по HR-процессам и рекрутингу. Например, вам доступна информация об опросах, статистика увольнений, процент текучести и общие диаграммы по сотрудникам.

Раздел статистики максимально важен, потому что позволяет HR-менеджеру и руководителю вовремя отслеживать негативные моменты и своевременно на них реагировать.

В этом же разделе находится “Мониторинг настроения”. Помните приветственный смайлик в самом начале? Настроение каждого сотрудника с его комментарием записывается именно сюда. Здесь вы можете узнать “общую температуру по больнице”, посмотреть, какой процент у вас счастливых и несчастливых сотрудников, прочесть комментарии от них и среагировать на недовольства, если они есть. Частоту мониторинга настроения вы можете задать в настройках. Можно спрашивать о настроении несколько раз в неделю, можно каждый день – как вам удобно.

Шаблоны

Сюда можно загрузить необходимые вам документы и создать шаблоны для Performance review. Полностью автоматизировать Ревью невозможно, потому что это все-таки личное общение. Но вы можете создать анкету, которую сотрудник заполнит перед ревью.

Это позволит провести Ревью более детально и основываясь на уже готовых ответах сотрудника. Таким образом, вы потратите меньше времени на встречу, благодаря предварительной подготовке.

Настройки

В этом модуле можно настроить все данные о системе. Выбрать язык (русский, украинский, английский), настроить количество дней отпуска, больничных и других отсутствий, проставить выходные и рабочие дни на вкладке “Календарь”, поставить напоминания о Ревью и 1:1 встречах и настроить митинги для онбординга.

В этом же разделе вы можете найти и скопировать API системы для интеграции ее с другими системами, которые вам нужны.

Чат-бот AI Partner

Практически весь функционал системы реализован дополнительно в чат-боте в Telegram. Здесь можно отправить запрос, получить уведомление о запросе, утвердить его или отклонить.

Здесь же можно посмотреть информацию о компании, дерево компании и многое другое.

Автоматизация неизбежна

Как видите, система позволяет автоматизировать львиную долю процессов, освобождая время HR-специалиста на те задачи, которые автоматизировать никак нельзя. Hurma не сложна в освоении и не требует дополнительных навыков и времени. Как видите, весь интерфейс построен таким образом, что разобраться в нем можно даже не читая документацию или инструкции к системе.

Но, даже если вам что-то непонятно или возникает какой-то вопрос, молниеносная техподдержка в Telegram поможет вам его решить. Согласитесь, это куда удобней, чем вести 1001 Google-табличку и отдельную табличку со списком всех табличек.

Освободив себя от части рутинных задач, HR-менеджер может заняться куда более важными вещами: повышением лояльности сотрудников, выстраиванием HR-бренда компании, личному общению с сотрудниками и так далее. 

Многие HR-специалисты боятся внедрять какую-либо систему автоматизации, опасаясь за свое рабочее место. Но, нужно понимать, что Hurma System или любая другая система диджитализации не в силах заменить живого сотрудника. Вы можете назначить митинг в системе, но система не сможет провести его за вас.

Hurma System – не заменитель HR-специалиста, а его надежный помощник, снимающий огромную часть задач и делающий жизнь проще. 

• Hurma System